Excel

¿Que es una hoja de calculo?

Una hoja de cálculo es un programa o aplicación informática que permite la manipulación sobre datos números dispuestos en tablas para la operación sobre cálculos complejos de contabilidad, finanzas y negocios.

La hoja de cálculo es una aplicación de los paquetes de informática tradicionales que está programada para el manejo de datos numéricos y alfanuméricos con el propósito de obtener conclusiones informes de contabilidad. Las posibilidades de este tipo de aplicaciones son inmensas, ya que permite operar con cálculos complejos, fórmulas, funciones y elaborar gráficos de todo tipo.

Actualmente y en su forma más tradicional, las hojas de cálculo se emplean para hacer bases de datos numéricos, operaciones de cálculos entre celdas, informes y representaciones en gráfico de torta, barras y otros. Estas funciones no sólo son muy útiles para la administración y decisión a nivel ejecutivo, sino que también son fundamentales a la hora de presentar resultados y conclusiones laborales y de negocios a públicos y clientes.

Por su versatilidad y facilidad de uso a partir de un entrenamiento en el software, este tipo de programas permiten ahorrar mucho tiempo (de elaboración y resolución de cálculos extensos y complicados) y dinero (invertido en contadores).

 ¿Qué es y para qué sirve Excel?

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios y otros mucho más complejos.

Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access o PowerPoint… te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, pero no te preocupes que para eso estamos aquí.

Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde, en cada celda de la cuadrícula, se pueden introducir números, letras y gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante lo sencillo que es hacerlo).

Qué es Excel – Tipos de Datos, Fórmulas y Funciones.

Los tipos de datos que una celda puede contener son varios y básicamente son (aunque no se limita) números, fórmulas, texto, fechas. Al igual que en las clases de matemáticas, las fórmulas son usadas para hacer cálculos que usualmente involucran datos contenidos en otras celdas.

Excel incluye un numeroso catálogo de fórmulas que es usado para tareas comunes y que se conocen como funciones. Algunas de las funciones más comunes en Excel son:

• Funciones de búsqueda y Referencia: Buscar, BuscarH, BuscarV (Lookup, Hlookup, Vlookup por sus nombre en inglés).
• Funciones Lógicas: No, O, Si, Y (Not, Or, If, And).
• Funciones de Texto: Concatenar, Derecha, Encontrar, Extrae, Hallar, Izquierda (Concatenate, Right, Find, Mid, Search, Left).
• Funciones de Fecha y Hora: Ahora, Año, Día, Hora, Hoy, Mes, Minuto, Segundo (Now, Year, Day, Hour, Today, Month, Minute, Second).

• Funciones estadísticas: Contar, Contar. Si, Desvest.m, Max, Min, Mediana, Moda. Uno, Promedio (Count, Countif, Stdev.P, Max, Min, Median, Mode.sngl, Average).
• Funciones matemáticas y trigonométricas: Abs, Aleatorio, Cos, Potencia, Raíz, Redondear, Seno, Suma, Sumar. Si (Abs, Rand, Cos, Power, Sqrt, Round, Sin, Sum, Sumif).
• Funciones Financieras: Amortiz.lin, Int.Acum, Nper, Pago, Precio, Tasa, TIR (Amorlinc, Accrint, Nper, Pmt, Price, Rate, IRR).

 Operaciones con Datos Financieros

Las hojas de cálculo generalmente se usan para guardar datos financieros, aunque como te comento, Excel no se limita a finanzas solamente. Las fórmulas y funciones que son usadas para trabajar con este tipo de datos generalmente incluyen:

• Realizar las operaciones matemáticas básicas como sumar columnas y filas
• Encontrar valores como utilidad y pérdida
• Calcular los planes de reembolso de préstamos o hipotecas
• Calcular el interés acumulado en algún punto de un préstamo
• Encontrar el promedio, máximo o mínimo de un rango específico de valores de datos
• Creación de Macros gracias al lenguaje de programación VBA Excel (Visual Basic for Applications), para la automatización de tareas.

Historial de Versiones de Microsoft Excel

• Excel 2.0  (1987)
• Excel 3.0  (1990)
• Excel 4.0  (1992)  – Incluida en Microsoft Office 3.0
• Excel 5.0  (1993)  – Incluida en Microsoft Office 4.0
• Excel 95   (1995)  – Incluida en Microsoft Office 95
• Excel 97   (1997)  – Incluida en Microsoft Office 97
• Excel 2000 (2000) – Incluida en Microsoft Office 2000
• Excel 2002 (2002) – Incluida en Microsoft Office XP
• Excel 2003 (2003) – Incluida en Microsoft Office 2003
• Excel 2007 (2007) – Incluida en Microsoft Office 2007
• Excel 2010 (2010) – Incluida en Microsoft Office 2010
• Excel 2013 (2013) – Incluida en Microsoft Office 2013
• Excel 2016 (2015) – Incluida en Microsoft Office 2016 (y también Office 365).

Bibliografía

➧ Microsoft Excel

Novedades de Excel 2013

Lo primero que verá cuando abra Excel es un aspecto totalmente nuevo. Es más limpio pero también está diseñado para ayudarle a lograr resultados profesionales con rapidez. Encontrará muchas características nuevas que le permiten olvidarse de barreras de números y dibujar imágenes más persuasivas de sus datos, guiándole hacia decisiones mejores y más fundamentadas.

Principales características para explorar

Inicio rápido

Las plantillas hacen que la mayoría de las tareas de configuración y diseño de ti puedan centrarse en los datos. Al abrir Excel 2013, verá plantillas para presupuestos, calendarios, formularios e informes, entre otros.

Análisis de datos instantáneos

La nueva herramienta Análisis rápido permite convertir los datos en un gráfico o tabla en dos pasos o menos. Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional, mini gráficos o gráficos, y haga que su elección se mantenga con solo un clic del ratón. Para usar esta característica nueva, consulte analizar los datos al instante.

Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos

Con las Recomendaciones de gráficos, Excel recomienda los gráficos más adecuados para los datos. Eche un vistazo rápido para ver el aspecto de los datos en los distintos gráficos y elija aquel en el que se muestran mejor las ideas que desea presentar. Pruebe esta característica al crear un gráfico de principio a fin.

Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos

Introducida por primera vez en Excel 2010 como una manera interactiva de filtrar datos de tabla dinámica, la segmentación de datos puede filtrar datos en tablas de Excel, tablas de consultas y otras tablas de datos. Más sencilla de configurar y de usar, la segmentación de datos muestra el filtro actual para que pueda saber exactamente qué datos está mirando.

Un libro, una ventana

En Excel 2013 cada libro tiene dentro su propia ventana, facilitando el trabajo en dos libros a la vez. Hace la vida más sencilla cuando trabaja en dos monitores.

Nuevas funciones de Excel

Encontrará varias funciones nuevas en las categorías de función de matemáticas, trigonometría, estadística, ingeniería, fecha y hora, búsqueda y referencia, lógica y texto. También son novedades algunas funciones de servicio web para hacer referencia a servicios web compatibles con la Transferencia de estado de representación (REST) existente. Busque detalles en Nuevas funciones de Excel 2013.

Cambios en la cinta de opciones para gráficos

El nuevo botón Gráficos recomendados de la pestaña Insertar le permite elegir entre una gama de gráficos adecuados para sus datos. Los tipos relacionados de gráficos, como los gráficos de dispersión y de burbujas, se encuentran en un paraguas. Además, hay un nuevo botón para gráficos combinados, un gráfico favorito entre las demandas de los usuarios. Al hacer clic en un gráfico, también verá una cinta Herramientas de gráficos más sencilla. Con solo una pestaña Diseño y Formato, debería ser más fácil encontrar lo que necesita.

Ajustar gráficos con rapidez

Tres nuevos botones le permiten elegir rápidamente y obtener una vista previa de los cambios en los elementos de gráfico (como títulos o etiquetas), el aspecto del gráfico o en los datos que se muestran. Para obtener más información, vea formato de elementos de un gráfico.

Etiquetas de datos más enriquecidos

Ahora puede incluir texto actualizable y enriquecido desde puntos de datos o cualquier otro texto en sus etiquetas de datos, mejorarlos con formato y texto de forma libre adicional, y mostrarlos casi en cualquier forma. Las etiquetas de datos permanecen en su lugar, incluso cuando cambia a un tipo de gráfico diferente. Puede conectarlos a sus puntos de datos con líneas guía en todos los gráficos, no solo los circulares. Para trabajar con etiquetas de datos enriquecidas, vea Cambiar el formato de etiquetas de datos en un gráfico.

Crear una tabla dinámica que se adapte a sus datos

La selección de los campos adecuados para resumir sus datos en un informe de tabla dinámica puede resultar una ardua tarea. Ahora puede recibir ayuda. Cuando crea una tabla dinámica, Excel recomienda varias maneras de resumir sus datos y le muestra una vista previa rápida de los diseños de campo para que pueda elegir las impresiones que está buscando. 

Usar una lista de campos para crear diferentes tipos de tablas dinámicas

Cree el diseño de una tabla dinámica que usa una o varias tablas mediante la misma lista de campos. Renovada para alojar tablas dinámicas de una o varias tablas, la lista de campos facilita la búsqueda de los campos que desea en su diseño de tabla dinámica, cambie al nuevo modelo de datos de Excel agregando más tablas, y explore y navegue a todas las tablas. Para más información, vea Usar la lista de campos para organizar los campos en una tabla dinámica.

Programas para hojas de cálculo 

• Hojas de cálculo de Google.

Nuestra primera opción recomendada es de fácil acceso: Si tienes una cuenta de Gmail, ya tienes acceso a las Hojas de cálculo de Google.

Las hojas de cálculo de Google, un competidor similar a Excel tanto en layout como en recursos, traen algunos beneficios que Excel no tiene, que te enumeraremos a continuación.

El primero de ellos es que sus archivos en las hojas de cálculo de Google se guardan en la nube; es decir: tu negocio no corre el riesgo de perder algún dato por ahí.

Aquí en Workana, por ejemplo, nuestro equipo utiliza las plantillas en línea como forma de organización del trabajo. Nuestros profesionales, distribuidos en diferentes países de América Latina, tienen acceso al mismo archivo con facilidad, y podemos utilizar las mismas planillas tanto para quienes están lejos como para los profesionales en nuestra oficina.

En segundo lugar, puedes compartir tus hojas de cálculo con cualquier persona en Slack o Trello, por ejemplo. O incluso hacer ediciones simultáneamente, permitiendo óptima colaboración y trabajo en equipo en los proyectos.

Además, todavía cuenta con herramientas como Google Traductor, Go Finance y las funciones de “importar feed”, que permiten extraer datos directamente de las URL de la página web.

• ThinkFree

El lema de ThinkFree es ofrecer una oficina virtual para el profesional moderno. Con dos meses de evaluación gratuita (y la versión de la empresa a un costo de $ 79.99), ThinkFree ofrece tres recursos principales: Write, Calc y Show.

La alternativa que la asemeja a Excel es Calc, que permite crear hojas de cálculo y presentaciones, además de proporcionar 1GB de almacenamiento en línea gratuito.

Y, al igual que las hojas de cálculo de Google, también puedes acceder al archivo al mismo tiempo que otros miembros de tu equipo.

Otra gran característica es el hecho de que puedes acceder a tus planillas de dispositivos móviles, como Smartphone.

• Numbers

Otra opción gratuita, pero sólo para los usuarios de Mac. Este programa es básicamente la versión de Apple para Excel.

Numbers proporciona funciones de análisis e informes de datos de alta calidad, además de muchas herramientas visuales. Por otra parte, dejan claro que la belleza es fundamental aquí. No hay marcaciones fijas, y el usuario tiene la libertad de organizar los datos a su manera.

Puedes direccionar, dibujar, aplicar diversos bordes y estilos a las tablas. Y si no te gusta, mover todo de nuevo de la manera que te parezca mejor. Gran punto a favor: Numbers también te permite guardar tu hoja de cálculo como un archivo de Excel para compartir con otra persona que tenga Excel. Así todos logran acceder al archivo.

• Zoho Sheet

¡Excelente opción para pequeñas empresas, Zoho Sheet es gratuito para hasta 25 personas!

Una de las mayores ventajas de Zoho es que también archiva tus hojas en la nube, para que puedas acceder a tus datos dónde y cuándo quieras. Ofrece funciones incluyendo gráficos y tablas dinámicas, muy parecidas a las de Excel y te permite editar una hoja de cálculo con colegas simultáneamente, facilitando la colaboración. Además, Zoho también proporciona gráficos visuales y herramientas para crear gráficos listos para la presentación.

• BIRT

El BIRT forma parte de las alternativas gratuitas y que son particularmente útiles para el análisis de datos.

Sus recursos incluyen fórmulas reales, tablas dinámicas, hiperlinks y layouts diversos. La hoja de cálculo BIRT también automatiza y centraliza toda la producción, el mantenimiento y la seguridad.

Creado por The Eclipse Foundation, el download se realiza directamente en el sitio web del BIRT, y es compatible con Windows, Linux o Mac. Lo que facilita bastante el acceso. En contrapartida, sólo está disponible en inglés.

•  Free Office 2018

Disponible para Windows y Linux, Free Office 2018 es una gran opción para uso personal o comercial. Es muy similar a Excel, incluye el formato y las tablas dinámicas y la compatibilidad con los productos Office de Microsoft. Las hojas de cálculo son limpias e intuitivas, además de totalmente user friendly.

¿Cuál es la mejor parte? Totalmente libre por un tiempo ilimitado y está disponible en español. Existe un plan pago, que ofrece mayores comodidades y otras funciones, pero nada que sea imprescindible para el trabajo con hojas de cálculo.

• Quip

Quip predica la colaboración en el máximo nivel, por eso puede ser una muy buena opción para trabajar con tus equipos de freelancers habituales.

A través de Quip es posible organizar documentos, e-mails, reuniones, hojas de cálculo, todo en un solo lugar. Son más de 400 funciones en total. Entre las empresas que hacen uso de Quip para organizar sus equipos están, entre otras, Facebook, Amazon y Dell.

El período de evaluación de Quip es gratuito, para que tu equipo pueda experimentar todas las funcionalidades y adaptarse a la herramienta. Después de ese contacto inicial, la firma cuesta 30 dólares al año por cada cinco miembros.

Apache OpenOffice

Como paquete de productividad libre y abierto, la última opción de nuestra lista es el Apache OpenOffice, que ya ha superado las 50 millones de descargas.

Este programa está disponible en varios idiomas, ofrece software gratuito para la creación de textos, hojas de cálculo, presentaciones y gráficos. Una ventaja para muchos usuarios es que, después de la descarga, es posible utilizar el programa en modo offline.

Una característica muy peculiar de Apache OpenOffice es que tiene un código abierto. Es decir, puedes modificar el programa para satisfacer las necesidades de tu empresa.

Temario

GESTIÓN DE ARCHIVOS DE TEXTO

1.1 Herramientas de inserción 

La inserción de contenido puede llevarse a cabo mediante la selección de cualquiera de los elementos que se encuentren en el apartado “Insertar”: tablas, imágenes desde archivo, imágenes prediseñadas, gráficos, formas, hipervínculos, marcadores, encabezados, cuadros de texto, símbolos, entre otros. Es posible la inserción de  texto a través de las funciones “Copiar” (‘Control´) y “Pegar” (‘Ctrl´ + v).

 1.1.1 Ilustraciones 

La ilustración digital es aquel trabajo de ilustración gráfica que ha sido creado usando tecnologías informáticas. Para ello el ilustrador usa ordenadores u otros dispositivos electrónicos con herramientas que le permiten dibujar como ratones, lápices ópticos, tabletas gráficas o pantallas táctiles, además de programas adecuados que le permiten crear una imagen que se guarda en un dispositivo digital de almacenamiento. No consiste en corregir una imagen o digitalizar y editar dibujos creados previamente con técnicas gráficas analógicas sino de crear directamente una imagen, si acaso tomando un boceto como punto de partida, en el entorno digital.

La Ilustración digital se utiliza en casi todos los aspectos de diseño gráfico. Tanto para el diseño de web y software, como en la creación de carteles, camisetas, animación, y anuncios. Y pese a ello, ocasionalmente también suele mezclarse con las técnicas tradicionales, sobre todo en los libros y los cómics. También encontramos ilustraciones 3D, realizando un boceto previo, ilustración en 2D y renderizado en 3D. La manipulación de imágenes también está dentro del mundo de la ilustración, ya que combinan fotografías con ilustración sobre todo vectorial.¹​²

Para mas información CLIC AQUÍ.

1.1.2 Vínculos

 Un hiperenlace (también llamado enlace, link, vínculo) es un elemento de un electrónico que hace referencia a otro recurso, como por ejemplo un punto específico de un documento o de otro documento. Combinado con una red de datos y un protocolo de acceso, un hipervínculo permite acceder al recurso referenciado en diferentes formas, como visitarlo con un agente de navegación, mostrarlo como parte del documento referenciador o guardarlo localmente.

Los hipervínculos son parte fundamental de la arquitectura de la World Wide Web, pero el concepto no se limita al HTML o a la Web. Casi cualquier medio electrónico puede emplear alguna forma de hiperenlace.

1.1.3 Encabezado y pie de página

Los encabezados y pies de página se utilizan para agregar en la parte superior o inferior del documento, respectivamente, títulos, nombre del autor, logotipos, numeración, etcétera.Las notas al pie de página son aquellas que ofrecen información adicional que resulta de interés para el lector, pero que no pueden incluirse dentro del texto corriente de manera fluida.

COMO HACER ENCABEZADOS Y PIE DE PÁGINA CLIC AQUÍ  EN WORD 2016.

1.1.1 Texto

La alineación de texto es un atributo formato de párrafo que determina la apariencia del texto en un párrafo completo. Por ejemplo, en un párrafo alineado a la izquierda (la alineación más común), el texto se alinea con el margen izquierdo. En un párrafo que esté justificado, el texto se alineará con los dos márgenes.

 Alinear texto a la izquierda

 Centrar el texto

  Alinear texto a la derecha

  Justificar texto

  Distribuir texto

Justificar texto

Cuando justifica texto, se agrega espacio entre palabras para que los bordes de cada línea se alineen con ambos márgenes. La última línea del párrafo se alinea a la izquierda.

1. Haga clic en cualquier lugar del párrafo que desee justificar.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo párrafo, haga clic en justificar texto. 

1.1.5 Símbolos

 Una de las grandes cualidades de Word a la hora de poder insertar elementos en nuestros documentos reside en la enorme facilidad que posee la aplicación para ello. En el caso de los caracteres especiales y símbolos, podemos insertar este tipo de elementos de diferentes maneras.

Entre las formas más sencillas de insertar caracteres especiales en Word, podemos utilizar distintos atajos simples del teclado para ello. Por ejemplo, si necesitamos insertar el carácter de copyright, sólo necesitaremos pulsar de forma simultánea las teclas CTRL + ALT + C.

COMO INSERTAR SIMBOLOS EN WORD CLIC AQUÍ  

1.1.6 Tablas

Puede insertar una tabla en Word para Mac si elige entre una selección de tablas con formato previo o selecciona el número de filas y de columnas que desee.

Insertar una tabla

Para insertar rápidamente una tabla, haga clic en Insertar > Tabla y mueva el cursor sobre la cuadrícula hasta resaltar el número de columnas y filas que prefiera.

Haga clic en y la tabla aparece en el documento. Si necesita realizar ajustes, puede Agregar o eliminar filas o columnas de una tabla en Word o PowerPoint para Mac o combinar celdas.

Al hacer clic en la tabla, aparecen las pestañas Diseño de tabla y Diseño .

2.1 Diseño de página 

Antes de escribir un texto con apoyo de Word, te recomendamos preparar la página, determinando principalmente el tamaño de la hoja, la orientación, los márgenes, los encabezados y los pies de página. No es indispensable realizarlo al inicio, se puede hacer en cualquier momento del desarrollo de un documento.

Las principales partes de una hoja son:

2.1.1 Configurar página 

Configurar la página se refiere a establecer parámetros que están involucrados principalmente con la impresión de un documento, estos parámetros pueden ser: márgenes, orientación de la página y tamaño del papel, entre otros.

De forma inicial, Word asigna valores predeterminados para los parámetros, pero estos parámetros pueden modificarse por el usuario según el tipo de documento con el que este trabajando y las necesidades que tenga. Los valores asignados a cada parámetro pueden aplicarse en todo el documento o sólo en una parte de él.

Se recomienda que al momento de planear el contenido de un documento y antes de iniciar el proceso de formato, se configure la página para establecer valores que afectan directamente la posición del texto dentro de la página, tales como: tamaño de la hoja, márgenes y orientación de la página.

PARA MAS INFORMACION CLIC AQUI.

2.1.2 Imprimir 

 Puede elegir imprimir un documento a un archivo en lugar de enviarlo a la impresora. Imprimir a un archivo creará un archivo PDF, Postscript o SVG que contendrá el documento. Esto puede ser útil si quiere transferir el documento a otra máquina o compartirlo con alguien.

Para imprimir a un archivo:

1. Abra el diálogo de impresión pulsando Ctrl+P.
2. Seleccione Imprimir a un archivo en Impresora en la pestaña General.
3. Para cambiar el nombre de archivo predeterminado y dónde se guarda el archivo, pulse en el nombre del archivo debajo de la selección de la impresora. Pulse Seleccionar cuando termine.
4. PDF es el tipo de archivo predeterminado del sistema para el documento. Si quiere usar un Formato de salida diferente, seleccione Postscript o SVG.
5. Elija el resto de preferencias de la página.
6. Pulse Imprimir para guardar el archivo.

   2.1.3 Referencias 

Word le permite agregar citas fácilmente cuando escriba en un documento en el que necesita citar sus fuentes, por ejemplo, un documento de investigación. Las citas se pueden agregar en diversos formatos, como APA, el estilo Chicago, GOST, IEEE, ISO 690 y MLA. Después, puede crear una bibliografía de las fuentes que empleó para escribir su documento.

Para agregar una cita a un documento, se agrega en primer lugar la fuente de información usada. PARA MAS INFORMACION CLIC AQUI.

    3.1. Tablas de contenido 

Crear la tabla de contenido

1. Coloque el cursor en el lugar donde desea agregar la tabla de contenido.
2. Vaya a Referencias > Tabla de contenido. y elija un estilo automático.
3. Si realiza cambios en el documento que afectan a la tabla de contenido, actualice la tabla de contenido haciendo clic con el botón secundario en la tabla de contenido y seleccionando Actualizar campo.

    3.1.1 Notas al pie 

Agregar una nota al pie:

1. Haga clic en el lugar donde desee agregar la nota al pie.
2. Haga clic en Referencias > Insertar nota al pie.
3. Escriba el texto de la nota al pie.

       3.1.2 Cita y bibliografía

Una cita es la mención a un texto, idea o frase ajena, envía al lector a la fuente de donde se sacó la información y está presente en la referencia bibliográfica. Las referencias a autores en el texto se deberán hacer de la siguiente forma: Nombre del autor, coma, año de publicación.

 CLIC AQUÍ.

      3.1.3 Títulos

Puede agregar títulos a las ilustraciones, ecuaciones o a otros objetos. Un título es una etiqueta numerada, como "Ilustración 1", que puede agregar a una ilustración, a una tabla, a una ecuación o a otro objeto. Está formado por texto personalizable ("Ilustración", "Tabla", "Ecuación" u otra cosa que escriba) seguido de un número o letra en orden (normalmente "1, 2, 3..." o "a, b, c...") que, opcionalmente, puede ir seguido de algún texto descriptivo adicional.

1. Texto que selecciona o crea.

2. Número que Word inserta

Si más adelante agrega, elimina o mueve los títulos, puede actualizar fácilmente los números de los títulos todos a la vez.

También puede usar esos títulos para crear una tabla de los elementos con título, por ejemplo, una tabla de ilustraciones o una tabla de ecuaciones.

      3.1.4 Índice 

Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento, así como las páginas en las que aparecen. Para crear un índice, se marcan las entradas de índice especificando el nombre de la entrada principal y de la referencia cruzada en el documento y, a continuación, se genera el índice.

COMO CREAR INDICE EN WORD CLIC AQUÍ

Puede crear una entrada de índice para una sola palabra, frase o símbolo, para un tema que ocupe un intervalo de páginas determinado o que haga referencia a otra entrada, como "transporte. Ver bicicletas". Al seleccionar texto y marcarlo como entrada de índice, Word agrega un XE especial (entrada de índice) campo que contiene la entrada principal marcada y la información de referencia cruzada que quiera incluir.

Una vez marcadas todas las entradas de índice, elija un diseño de índice y genere el índice terminado. A continuación, Word reúne las entradas de índice, las ordena alfabéticamente, crea referencias a sus números de página, busca y quita las entradas duplicadas de la misma página y muestra el índice del documento.

     4.1 Revisar 

El procesador de textos te ofrece diferentes herramientas para revisión del documento producido, las cuales puedes ubicarlas en la pestaña Revisar. Algunas de estas herramientas son:

 MÁS INFORMACIÓN AQUÍ.

     4.1.1 Comentarios

   Insertar un comentario.

1. Seleccione el texto sobre el que desee hacer un comentario o haga clic al final del texto.
2. En la pestaña Revisar, haga clic en Nuevo comentario.
3. Escriba su comentario. Word muestra el comentario en un globo en el margen del documento.

Como eliminar o modificar un comentario AQUÍ 

     4.1.2 Restringuir emision

Como usuarios de estas aplicaciones debemos ser conscientes que se manejan datos delicados o confidenciales especialmente en Excel donde se alojan datos de nómina, datos bancarios y mucho más, por ello es ideal y recomendable que tomemos las medidas de seguridad necesarias y estas dos aplicaciones, Word 2019 y Excel 2019, cuentan con ajustes de privacidad y seguridad siendo la restricción de edición una de las más llamativas ya que si bien permite que los usuarios accedan al archivo, estos solo podrán ser leídos mas no editados según los parámetros que definamos en el momento de la configuración.

CLIC AQUÍ PARA VER PASO A PASO.

    5.1 Macros 

En Word, puede automatizar las tareas más usadas si crea y ejecuta macros. Una macro es una serie de comandos e instrucciones que se agrupan de forma conjunta como un mismo comando para completar una tarea automáticamente.

Para ahorrar tiempo en las tareas que realiza con frecuencia, agrupe los pasos en una macro. En primer lugar, grabe la macro. A continuación, puede ejecutar la macro haciendo clic en un botón de la barra de herramientas de acceso rápido o presionando una combinación de teclas. Depende de cómo lo configure.

       6.1 Plantillas

Es un medio o aparato o sistema, que permite guiar, portar, o construir, un diseño o esquema predefinido. Una plantilla agiliza el trabajo de reproducción o de muchas copias idénticas o casi idénticas (que no tiene que ser tan elaborado, sofisticado o personal).

 COMO CREAR UNA PLANTILLA PARA MICROSOFT WORD  CLIC AQUÍ. 

     7.1 EDF

Plantillas de facturas y albaranes para el trabajo.

    Como hacer facturas en            word CLIC AQUÍ

   

     7.1.1 Formularios 

Puede crear un formulario en Microsoft Word empezando con un documento en blanco o una plantilla y agregando controles de contenido, incluidas casillas de verificación, cuadros de texto, selectores de fecha y listas desplegables. Otras personas pueden usar Word para rellenar el formulario en su equipo. En un escenario avanzado, los controles de contenido que agregue a un formulario también se pueden vincular a los datos.

Siga estos pasos para crear un formulario en Word: 

Paso 1: Mostrar la ficha Programador

Paso 2: Abrir una plantilla o un documento sobre el que basar el formulario

Paso 3: Agregar contenido al formulario

Paso 4: Establecer o cambiar las propiedades de los controles de contenido

Paso 5: Agregar texto de instrucciones al formulario

Paso 6: Agregar protección a un formulario

      7.1.2 Documentos

Crear un documento

1. En la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo.
2. En el cuadro Buscar plantillas en línea, escriba el tipo de documento que quiere crear y presione Aceptar.

Agregar texto y darle formato

1. Coloque el cursor y escriba texto.
2. Para aplicar formato al texto, seleccione el texto y luego elija una opción: Negrita, Cursiva, Viñetas, Numeración, etc.

Agregar imágenes, formas, elementos SmartArt, gráfico, etc

1. Seleccione la pestaña Insertar.
2. Seleccione lo que quiera agregar:
   • Tablas: seleccione Tablas, mantenga el mouse sobre el tamaño que desea y selecciónelo.
   • Imágenes: seleccione Imágenes, busque la imagen que quiera, y seleccione Insertar.
   • Imágenes en línea: seleccione Imágenes en línea, busque y seleccione la imagen que desea, y seleccione Insert .
   • Formas: seleccione Formas, y luego seleccione una forma de la lista desplegable.
   • Iconos: seleccione Iconos, elija el que desea, y seleccione Insert .
   • Modelos 3D: seleccione Modelos 3D, elija un origen en línea o un archivo, vaya a la imagen que desea, y seleccione Insertar.
   • SmartArt: seleccione SmartArt, elija un Elemento gráfico SmartArt y seleccione Aceptar.
   • Gráfico: seleccione Gráfico, el gráfico que quiera y Aceptar.
   • Captura de pantalla: seleccione Captura de pantalla y seleccione una del desplegable.

         7.1.3 Conversión de archivos  

Cuando usted u otra persona abre un archivo de texto en Microsoft Word o en otro programa, quizás en un equipo que tiene el software de sistema en un idioma distinto del idioma que se usó para crear el archivo, el estándar de codificación ayuda a ese programa a determinar cómo representar el texto para que sea legible.

Si al abrir un archivo, el texto aparece distorsionado o como signos de interrogación o cuadros, es posible que Word no haya detectado con precisión el estándar de codificación del texto en el archivo. Puede especificar el estándar de codificación que puede usar para mostrar (descodificar) el texto.

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Opciones.
3. Haga clic en Avanzadas.
4. Desplácese a la sección General y active la casilla Confirmar conversión de formato de archivo al abrir.

        7.1.4 firma electrónica 

La Firma Electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son:

• • Identificar al firmante de manera inequívoca
• • Asegurar la integridad del documento firmado, asegura que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación
• • Asegurar la integridad del documento firmado, los datos que utiliza el firmante para realizar el firmado son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no puede decir que no ha firmado el documento

El uso de la Firma Electrónica surge de la necesidad de las organizaciones de reducir costos e incrementar la seguridad de sus procesos internos, a través del uso de medios electrónicos que permitan agilizar los procesos, reducir los tiempos y evitar el uso de papel.