Excel

¿Que es una hoja de calculo?

Una hoja de cálculo es un programa o aplicación informática que permite la manipulación sobre datos números dispuestos en tablas para la operación sobre cálculos complejos de contabilidad, finanzas y negocios.

La hoja de cálculo es una aplicación de los paquetes de informática tradicionales que está programada para el manejo de datos numéricos y alfanuméricos con el propósito de obtener conclusiones informes de contabilidad. Las posibilidades de este tipo de aplicaciones son inmensas, ya que permite operar con cálculos complejos, fórmulas, funciones y elaborar gráficos de todo tipo.

Actualmente y en su forma más tradicional, las hojas de cálculo se emplean para hacer bases de datos numéricos, operaciones de cálculos entre celdas, informes y representaciones en gráfico de torta, barras y otros. Estas funciones no sólo son muy útiles para la administración y decisión a nivel ejecutivo, sino que también son fundamentales a la hora de presentar resultados y conclusiones laborales y de negocios a públicos y clientes.

Por su versatilidad y facilidad de uso a partir de un entrenamiento en el software, este tipo de programas permiten ahorrar mucho tiempo (de elaboración y resolución de cálculos extensos y complicados) y dinero (invertido en contadores).

 ¿Qué es y para qué sirve Excel?

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios y otros mucho más complejos.

Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access o PowerPoint… te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, pero no te preocupes que para eso estamos aquí.

Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde, en cada celda de la cuadrícula, se pueden introducir números, letras y gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante lo sencillo que es hacerlo).

Qué es Excel – Tipos de Datos, Fórmulas y Funciones.

Los tipos de datos que una celda puede contener son varios y básicamente son (aunque no se limita) números, fórmulas, texto, fechas. Al igual que en las clases de matemáticas, las fórmulas son usadas para hacer cálculos que usualmente involucran datos contenidos en otras celdas.

Excel incluye un numeroso catálogo de fórmulas que es usado para tareas comunes y que se conocen como funciones. Algunas de las funciones más comunes en Excel son:

• Funciones de búsqueda y Referencia: Buscar, BuscarH, BuscarV (Lookup, Hlookup, Vlookup por sus nombre en inglés).
• Funciones Lógicas: No, O, Si, Y (Not, Or, If, And).
• Funciones de Texto: Concatenar, Derecha, Encontrar, Extrae, Hallar, Izquierda (Concatenate, Right, Find, Mid, Search, Left).
• Funciones de Fecha y Hora: Ahora, Año, Día, Hora, Hoy, Mes, Minuto, Segundo (Now, Year, Day, Hour, Today, Month, Minute, Second).

• Funciones estadísticas: Contar, Contar. Si, Desvest.m, Max, Min, Mediana, Moda. Uno, Promedio (Count, Countif, Stdev.P, Max, Min, Median, Mode.sngl, Average).
• Funciones matemáticas y trigonométricas: Abs, Aleatorio, Cos, Potencia, Raíz, Redondear, Seno, Suma, Sumar. Si (Abs, Rand, Cos, Power, Sqrt, Round, Sin, Sum, Sumif).
• Funciones Financieras: Amortiz.lin, Int.Acum, Nper, Pago, Precio, Tasa, TIR (Amorlinc, Accrint, Nper, Pmt, Price, Rate, IRR).

 Operaciones con Datos Financieros

Las hojas de cálculo generalmente se usan para guardar datos financieros, aunque como te comento, Excel no se limita a finanzas solamente. Las fórmulas y funciones que son usadas para trabajar con este tipo de datos generalmente incluyen:

• Realizar las operaciones matemáticas básicas como sumar columnas y filas
• Encontrar valores como utilidad y pérdida
• Calcular los planes de reembolso de préstamos o hipotecas
• Calcular el interés acumulado en algún punto de un préstamo
• Encontrar el promedio, máximo o mínimo de un rango específico de valores de datos
• Creación de Macros gracias al lenguaje de programación VBA Excel (Visual Basic for Applications), para la automatización de tareas.

Historial de Versiones de Microsoft Excel

• Excel 2.0  (1987)
• Excel 3.0  (1990)
• Excel 4.0  (1992)  – Incluida en Microsoft Office 3.0
• Excel 5.0  (1993)  – Incluida en Microsoft Office 4.0
• Excel 95   (1995)  – Incluida en Microsoft Office 95
• Excel 97   (1997)  – Incluida en Microsoft Office 97
• Excel 2000 (2000) – Incluida en Microsoft Office 2000
• Excel 2002 (2002) – Incluida en Microsoft Office XP
• Excel 2003 (2003) – Incluida en Microsoft Office 2003
• Excel 2007 (2007) – Incluida en Microsoft Office 2007
• Excel 2010 (2010) – Incluida en Microsoft Office 2010
• Excel 2013 (2013) – Incluida en Microsoft Office 2013
• Excel 2016 (2015) – Incluida en Microsoft Office 2016 (y también Office 365).

Bibliografía

➧ Microsoft Excel

Novedades de Excel 2013

Lo primero que verá cuando abra Excel es un aspecto totalmente nuevo. Es más limpio pero también está diseñado para ayudarle a lograr resultados profesionales con rapidez. Encontrará muchas características nuevas que le permiten olvidarse de barreras de números y dibujar imágenes más persuasivas de sus datos, guiándole hacia decisiones mejores y más fundamentadas.

Principales características para explorar

Inicio rápido

Las plantillas hacen que la mayoría de las tareas de configuración y diseño de ti puedan centrarse en los datos. Al abrir Excel 2013, verá plantillas para presupuestos, calendarios, formularios e informes, entre otros.

Análisis de datos instantáneos

La nueva herramienta Análisis rápido permite convertir los datos en un gráfico o tabla en dos pasos o menos. Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional, mini gráficos o gráficos, y haga que su elección se mantenga con solo un clic del ratón. Para usar esta característica nueva, consulte analizar los datos al instante.

Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos

Con las Recomendaciones de gráficos, Excel recomienda los gráficos más adecuados para los datos. Eche un vistazo rápido para ver el aspecto de los datos en los distintos gráficos y elija aquel en el que se muestran mejor las ideas que desea presentar. Pruebe esta característica al crear un gráfico de principio a fin.

Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos

Introducida por primera vez en Excel 2010 como una manera interactiva de filtrar datos de tabla dinámica, la segmentación de datos puede filtrar datos en tablas de Excel, tablas de consultas y otras tablas de datos. Más sencilla de configurar y de usar, la segmentación de datos muestra el filtro actual para que pueda saber exactamente qué datos está mirando.

Un libro, una ventana

En Excel 2013 cada libro tiene dentro su propia ventana, facilitando el trabajo en dos libros a la vez. Hace la vida más sencilla cuando trabaja en dos monitores.

Nuevas funciones de Excel

Encontrará varias funciones nuevas en las categorías de función de matemáticas, trigonometría, estadística, ingeniería, fecha y hora, búsqueda y referencia, lógica y texto. También son novedades algunas funciones de servicio web para hacer referencia a servicios web compatibles con la Transferencia de estado de representación (REST) existente. Busque detalles en Nuevas funciones de Excel 2013.

Cambios en la cinta de opciones para gráficos

El nuevo botón Gráficos recomendados de la pestaña Insertar le permite elegir entre una gama de gráficos adecuados para sus datos. Los tipos relacionados de gráficos, como los gráficos de dispersión y de burbujas, se encuentran en un paraguas. Además, hay un nuevo botón para gráficos combinados, un gráfico favorito entre las demandas de los usuarios. Al hacer clic en un gráfico, también verá una cinta Herramientas de gráficos más sencilla. Con solo una pestaña Diseño y Formato, debería ser más fácil encontrar lo que necesita.

Ajustar gráficos con rapidez

Tres nuevos botones le permiten elegir rápidamente y obtener una vista previa de los cambios en los elementos de gráfico (como títulos o etiquetas), el aspecto del gráfico o en los datos que se muestran. Para obtener más información, vea formato de elementos de un gráfico.

Etiquetas de datos más enriquecidos

Ahora puede incluir texto actualizable y enriquecido desde puntos de datos o cualquier otro texto en sus etiquetas de datos, mejorarlos con formato y texto de forma libre adicional, y mostrarlos casi en cualquier forma. Las etiquetas de datos permanecen en su lugar, incluso cuando cambia a un tipo de gráfico diferente. Puede conectarlos a sus puntos de datos con líneas guía en todos los gráficos, no solo los circulares. Para trabajar con etiquetas de datos enriquecidas, vea Cambiar el formato de etiquetas de datos en un gráfico.

Crear una tabla dinámica que se adapte a sus datos

La selección de los campos adecuados para resumir sus datos en un informe de tabla dinámica puede resultar una ardua tarea. Ahora puede recibir ayuda. Cuando crea una tabla dinámica, Excel recomienda varias maneras de resumir sus datos y le muestra una vista previa rápida de los diseños de campo para que pueda elegir las impresiones que está buscando. 

Usar una lista de campos para crear diferentes tipos de tablas dinámicas

Cree el diseño de una tabla dinámica que usa una o varias tablas mediante la misma lista de campos. Renovada para alojar tablas dinámicas de una o varias tablas, la lista de campos facilita la búsqueda de los campos que desea en su diseño de tabla dinámica, cambie al nuevo modelo de datos de Excel agregando más tablas, y explore y navegue a todas las tablas. Para más información, vea Usar la lista de campos para organizar los campos en una tabla dinámica.

Programas para hojas de cálculo 

• Hojas de cálculo de Google.

Nuestra primera opción recomendada es de fácil acceso: Si tienes una cuenta de Gmail, ya tienes acceso a las Hojas de cálculo de Google.

Las hojas de cálculo de Google, un competidor similar a Excel tanto en layout como en recursos, traen algunos beneficios que Excel no tiene, que te enumeraremos a continuación.

El primero de ellos es que sus archivos en las hojas de cálculo de Google se guardan en la nube; es decir: tu negocio no corre el riesgo de perder algún dato por ahí.

Aquí en Workana, por ejemplo, nuestro equipo utiliza las plantillas en línea como forma de organización del trabajo. Nuestros profesionales, distribuidos en diferentes países de América Latina, tienen acceso al mismo archivo con facilidad, y podemos utilizar las mismas planillas tanto para quienes están lejos como para los profesionales en nuestra oficina.

En segundo lugar, puedes compartir tus hojas de cálculo con cualquier persona en Slack o Trello, por ejemplo. O incluso hacer ediciones simultáneamente, permitiendo óptima colaboración y trabajo en equipo en los proyectos.

Además, todavía cuenta con herramientas como Google Traductor, Go Finance y las funciones de “importar feed”, que permiten extraer datos directamente de las URL de la página web.

• ThinkFree

El lema de ThinkFree es ofrecer una oficina virtual para el profesional moderno. Con dos meses de evaluación gratuita (y la versión de la empresa a un costo de $ 79.99), ThinkFree ofrece tres recursos principales: Write, Calc y Show.

La alternativa que la asemeja a Excel es Calc, que permite crear hojas de cálculo y presentaciones, además de proporcionar 1GB de almacenamiento en línea gratuito.

Y, al igual que las hojas de cálculo de Google, también puedes acceder al archivo al mismo tiempo que otros miembros de tu equipo.

Otra gran característica es el hecho de que puedes acceder a tus planillas de dispositivos móviles, como Smartphone.

• Numbers

Otra opción gratuita, pero sólo para los usuarios de Mac. Este programa es básicamente la versión de Apple para Excel.

Numbers proporciona funciones de análisis e informes de datos de alta calidad, además de muchas herramientas visuales. Por otra parte, dejan claro que la belleza es fundamental aquí. No hay marcaciones fijas, y el usuario tiene la libertad de organizar los datos a su manera.

Puedes direccionar, dibujar, aplicar diversos bordes y estilos a las tablas. Y si no te gusta, mover todo de nuevo de la manera que te parezca mejor. Gran punto a favor: Numbers también te permite guardar tu hoja de cálculo como un archivo de Excel para compartir con otra persona que tenga Excel. Así todos logran acceder al archivo.

• Zoho Sheet

¡Excelente opción para pequeñas empresas, Zoho Sheet es gratuito para hasta 25 personas!

Una de las mayores ventajas de Zoho es que también archiva tus hojas en la nube, para que puedas acceder a tus datos dónde y cuándo quieras. Ofrece funciones incluyendo gráficos y tablas dinámicas, muy parecidas a las de Excel y te permite editar una hoja de cálculo con colegas simultáneamente, facilitando la colaboración. Además, Zoho también proporciona gráficos visuales y herramientas para crear gráficos listos para la presentación.

• BIRT

El BIRT forma parte de las alternativas gratuitas y que son particularmente útiles para el análisis de datos.

Sus recursos incluyen fórmulas reales, tablas dinámicas, hiperlinks y layouts diversos. La hoja de cálculo BIRT también automatiza y centraliza toda la producción, el mantenimiento y la seguridad.

Creado por The Eclipse Foundation, el download se realiza directamente en el sitio web del BIRT, y es compatible con Windows, Linux o Mac. Lo que facilita bastante el acceso. En contrapartida, sólo está disponible en inglés.

•  Free Office 2018

Disponible para Windows y Linux, Free Office 2018 es una gran opción para uso personal o comercial. Es muy similar a Excel, incluye el formato y las tablas dinámicas y la compatibilidad con los productos Office de Microsoft. Las hojas de cálculo son limpias e intuitivas, además de totalmente user friendly.

¿Cuál es la mejor parte? Totalmente libre por un tiempo ilimitado y está disponible en español. Existe un plan pago, que ofrece mayores comodidades y otras funciones, pero nada que sea imprescindible para el trabajo con hojas de cálculo.

• Quip

Quip predica la colaboración en el máximo nivel, por eso puede ser una muy buena opción para trabajar con tus equipos de freelancers habituales.

A través de Quip es posible organizar documentos, e-mails, reuniones, hojas de cálculo, todo en un solo lugar. Son más de 400 funciones en total. Entre las empresas que hacen uso de Quip para organizar sus equipos están, entre otras, Facebook, Amazon y Dell.

El período de evaluación de Quip es gratuito, para que tu equipo pueda experimentar todas las funcionalidades y adaptarse a la herramienta. Después de ese contacto inicial, la firma cuesta 30 dólares al año por cada cinco miembros.

Apache OpenOffice

Como paquete de productividad libre y abierto, la última opción de nuestra lista es el Apache OpenOffice, que ya ha superado las 50 millones de descargas.

Este programa está disponible en varios idiomas, ofrece software gratuito para la creación de textos, hojas de cálculo, presentaciones y gráficos. Una ventaja para muchos usuarios es que, después de la descarga, es posible utilizar el programa en modo offline.

Una característica muy peculiar de Apache OpenOffice es que tiene un código abierto. Es decir, puedes modificar el programa para satisfacer las necesidades de tu empresa.